Поиск в Excel по каталогу книг, списку клиентов и отчёту

В каталоге на тысячу книг нужная фамилия автора прячется где-то в середине, и листать до неё приходится вслепую. По справке Microsoft поиск открывается клавишами CTRL+F и может просматривать не только лист, но и всю книгу^[1]. Без него легко пропустить вторую и третью запись с тем же словом.

Поиск в Excel устроен одинаково для любой таблицы: найдите меню «Найти и выделить» на вкладке «Главная» или нажмите Ctrl+F, выделите диапазон, если искать нужно не по всему листу, введите слово и нажмите «Найти все». Проверьте список совпадений внизу окна; если ничего не нашлось, исправьте параметры и повторите поиск на своей таблице.

Ключевые факты: поиск в Excel

• Окно «Найти и заменить» ищет текст и числа на листе или во всей книге и выводит список совпадений кнопкой «Найти все»^[1].
• Для A3 «Пушкин. Сказки. Подарочное изд.» формула ПОИСК находит слово на позиции 17^[2].
• Справка Microsoft приводит окно поиска для Excel 2016, 2019, 2021, 2024 и Microsoft 365, а для Microsoft 365 — и на Mac^[1].
• В режиме замены поле «Посмотрите в» предлагает только формулы^[1].
• Функция НАЙТИ отличается от ПОИСК тем, что различает заглавные и строчные буквы^[3].

Как сделать поиск в Excel: Ctrl+F и меню «Найти и выделить»

Поиск по листу открывают клавиши Ctrl+F, а кнопка «Найти все» показывает все совпадения. Поиск в Excel ищет текст и числа в ячейках; то же окно открывает меню «Главная» → «Найти и выделить» → «Найти»^[1]. Щелчок по строке списка выделяет нужную ячейку на листе.

1. Нажмите Ctrl+F — откроется окно «Найти и заменить».
2. В поле «Найти» введите слово, например «Толстой».
3. Нажмите «Найти все», чтобы увидеть все ячейки с этим словом.
4. Щёлкните строку списка — Excel перейдёт к ячейке.

На Mac строку поиска открывают клавиши Command+F, а Return переходит к следующему совпадению^[1]. Замена вызывается отдельно: CTRL+H или «Главная» → «Найти и выделить» → «Заменить»^[1], а ошибочную замену отменяет Ctrl+Z^[4]. Найдите подарочные издания в тренажёре: урок ищет часть названия формулой и считает, сколько книг нашлось.

Разобравшись с самим окном, переходим к параметрам — от них зависит, что поиск вообще увидит.

Чем поиск по формулам отличается от поиска по значениям: параметры окна

Поиск по формулам и по значениям находит разное, если в ячейках стоят формулы. По справке Microsoft кнопка «Параметры» открывает выбор: искать на листе или в книге, по строкам или по столбцам, а в поле «Посмотрите в» — формулы, значения, заметки или примечания^[1].

Кнопка «Формат» ищет по оформлению, а «Выбрать формат из ячейки» берёт образец с листа^[1]. В режиме замены поле «Посмотрите в» предлагает только формулы, поэтому значения и примечания просматривает лишь поиск^[1].

Однако ни один параметр окна не умеет отмечать найденное в таблице — для этого нужны подстановочные знаки и формулы.

Как искать часть слова: подстановочные знаки и функция ПОИСК

Поиск части слова строят на звёздочке, а в формулах — на функции ПОИСК. По справке Microsoft в окне вопросительный знак заменяет один любой символ, звёздочка — любое количество символов, а тильда перед знаком ищет сам знак^[1]. Запрос Толст* найдёт и «Толстой», и «Толстого».

Функция ПОИСК возвращает начальную позицию искомого текста и не учитывает регистр; для учёта регистра справка советует НАЙТИ^[3]. Для A3 формула =ПОИСК("подарочн";A3) вернёт 17, а =НАЙТИ("подарочн";A3) — #ЗНАЧ!, потому что в названии слово с заглавной буквы^[2]. Если текста нет, функция тоже даёт #ЗНАЧ!^[3], поэтому для ответа «да/нет» её оборачивают: =ЕЧИСЛО(ПОИСК("подарочн";A2)) в B2 и вниз по столбцу.

Остаётся понять, в каких задачах окно лучше заменить другим инструментом.

Когда окно поиска не подойдёт

Окно поиска не подойдёт, если строки нужно отметить формулой или подтянуть данные по ключу. Каждое условие ниже проверяется до того, как нажимать Ctrl+F.

• Если найденные строки нужно отметить в столбце, окно не поможет — нужна формула из раздела выше.
• Если важен регистр букв, нужна НАЙТИ: функция без учёта регистра его пропустит^[3].
• Если начальная_позиция меньше или равна 0 либо больше длины текста, формула вернёт #ЗНАЧ!^[3].
• При замене по значениям окно не работает: поле «Посмотрите в» в этом режиме предлагает только формулы^[1].
• Когда таблица открыта в Google Таблицах, окно открывает Ctrl+F, а замену — Ctrl+H^[5].

Справка Microsoft описывает окно для Excel 2016, 2019, 2021, 2024 и Microsoft 365, а текстовую функцию — ещё и для Mac в версиях 2021, 2024 и Microsoft 365^[3].

Если найденный текст нужно не только увидеть, но и поменять формулой, пригодится разбор функций ПОДСТАВИТЬ и ЗАМЕНИТЬ на примерах. Остальные приёмы — в остальных темах тренажёра о листах и таблицах.