Как вычислить разность дат в Excel: вычитание, обе границы периода и формат ответа

Сколько дней длился проект, сколько осталось до сдачи отчёта, сколько часов заняла смена — все эти вопросы сводятся к вычитанию одной даты из другой. Справка Microsoft о вычитании дат описывает формулу «конечная минус начальная», которую протягивают вниз: Excel сам меняет ссылки для каждой строки и возвращает количество дней^[2]. Считать по календарю вручную долго, а ошибиться на один день легко.

Порядок работы такой: найти даты начала и конца, ввести формулу вычитания или ДНИ, проверить формат результата, исправить дату вместо числа или текстовую дату и протянуть формулу на свои данные. Все результаты ниже пересчитаны в движке тренажёра.

Ключевые факты: разность дат в Excel

• Разность дат — это число дней между двумя датами, которое Excel получает вычитанием порядковых номеров.
• Справка Microsoft приводит пример: с 01.01.2021 по 31.12.2021 функция ДНИ насчитывает 364 дня^[1].
• ДНИ возвращает #ЗНАЧ!, если текст нельзя прочитать как дату^[1].
• ДНИ отличается от вычитания тем, что конечная дата стоит первым аргументом, а текст переводится как ДАТАЗНАЧ.
• По справке Microsoft часы между датами со временем показывает формат [h]:mm после вычитания ячеек^[5].

Как посчитать разность дат в Excel вычитанием

Разность дат в Excel считается вычитанием начальной даты из конечной: дата хранится числом, и разница двух чисел — это дни. Пример считается на таком листе:

1. Введите даты в A2 и B2 — функцией ДАТА или обычным вводом.
2. Введите в C2 =B2-A2 и нажмите Enter: результат — 259^[3].
3. Если в ячейке появилась дата вместо числа, поставьте ей общий или числовой формат.
4. Протяните формулу вниз на весь список.

Разность дат в Excel не зависит от того, как даты выглядят на экране: важны только их порядковые номера. Вычитание не считает первый день: от 1 до 2 марта получится 1 день. Конечная дата входит в счёт только после прибавления единицы: =B2-A2+1 превращает 259 дней в 260. Так считают длительность командировки или отпуска, где важны обе границы периода. Если формулу протягивают на сотню строк, проверьте две-три из них по календарю: ошибка в одну дату обычно означает, что забыли единицу.

Разность дат в Excel работает и для дат, введённых прямо в формулу текстом. Справка Microsoft о вычислении возраста приводит пример =("02.10.2014"-"02.05.2014") с результатом 153 дня^[4].

Справка о вычитании дат для Mac показывает тот же способ на версиях Microsoft 365, Excel 2024 и Excel 2021 для Mac^[2]. В Google Таблицах вычитание дат работает так же.

Разобравшись с вычитанием, переходим к функции, которая делает то же самое, но строже проверяет аргументы.

Чем функция ДНИ отличается от простого вычитания

Функция ДНИ возвращает количество дней между датами и принимает конечную дату первой: ДНИ(кон_дата;нач_дата). Если оба аргумента — числа, функция вычитает начальную дату из конечной, а текст переводит в дату, как ДАТАЗНАЧ^[1].

Справка приводит два примера: с 1 февраля по 15 марта 2021 года — 42 дня, с 01.01.2021 по 31.12.2021 — 364^[1]. Числовая дата вне допустимого диапазона даёт #ЧИСЛО!, а допустимые даты лежат между 1 января 1900 года и 31 декабря 9999 года^[7].

ДНИ удобна, когда даты приходят из выгрузки текстом: функция сама переводит их и возвращает целое число без времени. Справка относит ДНИ к Excel для Microsoft 365, Excel 2024, Excel 2021, Excel 2019 и Excel 2016^[1].

Однако дни — не единственная единица разницы: сроки бывают в неделях, а смены — в часах.

Пример: недели, часы и дни до срока

Разность дат переводится в недели делением на 7, а в часы — умножением на 24 или форматом [ч]:мм. Справка Microsoft о разнице двух дат советует делить дни на 7 и форматировать результат как число с двумя знаками^[5].

Полные недели между датами даёт ЦЕЛОЕ от разности, делённой на 7^[3]. Разницу двух моментов времени в часах показывает формат [ч]:мм или умножение разности на 24: без квадратных скобок формат часов сбросится после суток.

Дни до срока считают от функции СЕГОДНЯ: формула пересчитывается каждый день, и отрицательное число означает просрочку. Подробно о пересчёте текущей даты — на странице о функции СЕГОДНЯ и обновлении даты в ячейке.

Посчитайте разность дат в тренажёре: урок меняет даты и проверяет, что формула не путает начальную и конечную дату.

Именно поэтому ошибки формата требуют отдельного разбора: формула верна, а в ячейке видно не то.

Ошибки разности дат: дата вместо числа, текст и минус

Разность дат чаще всего «ломается» не в формуле, а в формате ячейки или в типе исходных данных. Таблица собирает три частых сбоя на наших данных^[3].

Дата вместо числа — не ошибка вычисления, а вопрос отображения. Результат 259 просто показан в формате даты, и Excel выводит его как день в начале 1900 года. Справка Google о DATEDIF советует в таком случае сменить формат ячейки на числовой^[6], и в Excel решение то же.

Текстовая дата из выгрузки выглядит как обычная, но ЕТЕКСТ для неё возвращает ИСТИНА. ДНИ переведёт такую дату сама, а для вычитания её лучше заранее превратить в число через ДАТАЗНАЧ. Если даты из выгрузки содержат лишние пробелы или точки в конце, даже ДНИ может не прочитать их и вернёт #ЗНАЧ! — тогда строки сначала чистят.

Остаётся понять, когда простая разность дат даёт не тот ответ, который нужен.

Когда вычитание дат не подойдёт

Вычитание дат не подойдёт для полных месяцев и лет: оно даёт только дни, и месяцы разной длины в нём не видны. Каждое условие ниже проверяется до того, как писать формулу. Разность дат в Excel считает только календарные дни, а все остальные единицы получают из неё делением или другими функциями.

• Если нужны полные месяцы или годы — возраст, стаж, срок аренды, — разность в днях не поможет: нужна функция с единицами, о ней сказано выше во врезке «Не путать».
• Если нужны только будние дни, вычитание посчитает и выходные — для графиков есть страница о количестве будних дней в периоде.
• При датах раньше 1 января 1900 года вычитание не работает: такие значения выходят за пределы дат для вычислений^[7].
• Если в данных смешаны даты и текст, результат части строк окажется ошибкой — сначала проверьте тип ячеек.
• Если срок задан в месяцах, а не в днях, разность дат его не посчитает: дату окончания получают сдвигом на месяцы, а не вычитанием.

Для отчётов с датами формат ответа задают заранее, чтобы разность дат в Excel сразу показывала число: числовой для дней, [ч]:мм для часов. Коды формата разобраны на странице о числовых форматах ячеек. Остальные группы формул собраны в каталоге формул Excel для работы с датами.